¿Por qué utilizar software de facturación?

La mayoría de las empresas utilizan software de facturación. Sin embargo, es importante elegir una herramienta de facturación que ahorre mucho tiempo y dinero. Conscientes de estos problemas, las empresas tienen en cuenta sus necesidades a la hora de elegir un software de facturación.

¿Por qué elegir un software de facturación?

Las alternativas al software de facturación tienen muchas debilidades, incluido el importante tiempo empleado en la gestión de facturas, la recurrencia de errores de entrada o cálculo de importes y la complicación de las relaciones comerciales entre el proveedor y el cliente. Estas debilidades repercuten en la calidad del servicio y la productividad de las empresas.

 

Beneficios del software de facturación

El software de facturación permite a las empresas gestionar y realizar un seguimiento de la facturación de forma sencilla y sencilla a través de un sistema que no requiere conocimientos informáticos. Permite :

1) CENTRALIZAR ARCHIVOS DE CLIENTES

Centralizar la ficha del cliente es sin duda una de las primeras ventajas del software de facturación . Estas herramientas te permitirán centralizar toda la información de tus clientes (nombre de la empresa, dirección, tipo de IVA aplicable, número de IVA comunitario, condiciones de precios, condiciones de pago, etc.) en archivos configurables .

A continuación, el software conservará toda la información introducida y podrá reutilizarla con facilidad. Podrá reutilizar los formularios precargados en el futuro y decir adiós a los errores de gestión. Por lo tanto, garantizará la singularidad de la información dentro de su empresa.

2) REDUCIR EL RIESGO DE ERROR

El software de facturación, como cualquier herramienta informática, tiene como objetivo automatizar un proceso para simplificarlo para el usuario. Además de ahorrar un tiempo considerable, su uso reduce en gran medida el riesgo de error.

Esto se refiere en particular a:

  • El aplazamiento del tipo de IVA aplicable en función de los productos / servicios vendidos o del cliente;
  • El uso de los datos del cliente ( nombre de la empresa , dirección, condiciones de pago, etc.) presentes en los archivos configurables al editar un documento;
  • El cálculo de los montos adeudados (HT y TTC) según las cantidades y las condiciones arancelarias negociadas;
  • Aplicar un posible descuento.

Al realizar un seguimiento de cada paso del proceso, el software de facturación también lo ayudará a evitar olvidar la facturación de un cliente.

3) RESPETA LAS DISPOSICIONES LEGALES

Las disposiciones legales que rigen el proceso de facturación son numerosas y complejas. Al utilizar una herramienta como el software de facturación, se asegura de que está procediendo dentro del marco legal provisto sin tener que realizar un seguimiento legal.

Estas herramientas permiten en particular:

  • Cumplir con los avisos legales obligatorios aplicables al proceso de facturación (tipo de IVA, fecha de emisión, identificación de empresas, condiciones de pago, etc.);
  • Respetar las normas vigentes en cuanto a numeración de facturas (el software asignará un número único en orden cronológico);
  • Mantenga y categorice las facturas con opciones de almacenamiento en línea.

4) ASEGURAR UNA MEJOR GESTIÓN

Algunos programas de facturación tienen una función de seguimiento de artículos de “cliente”. De hecho, este módulo permite seguir el cobro de deudas y automatizarlo.

Por lo tanto, el software puede gestionar las facturas impagas enviándole una alerta. Dependiendo de la configuración y funcionalidad del software, también es posible configurar el envío de un correo electrónico automático en caso de impago.

5) AHORRE UN TIEMPO PRECIOSO

Con el software de facturación, puede ahorrar un tiempo valioso y reinvertirlo en actividades de alto valor agregado para la empresa. Aquí, enumeraremos algunas características para ahorrar tiempo:

  • La capacidad de crear plantillas de documentos que puede reutilizar (cotizaciones, órdenes de compra, albaranes, facturas, etc.)
  • El uso de documentos desmaterializados para beneficiarse de la naturaleza casi instantánea de los correos electrónicos.
  • La rápida transformación de documentos (cotizaciones, órdenes de compra, facturas, etc.)
  • La posible sincronización entre su software de facturación y su software de gestión contable

6) DAR UNA VISIÓN

Entre los diferentes módulos de un software de facturación, tendrá la posibilidad de configurar cuadros de mando simplificados . Mediante el uso de indicadores simples y consistentes (facturación, volumen de ventas, tiempos medios de pago, etc.), será posible seguir la evolución de la empresa e identificar sus fortalezas y debilidades. . Entonces podrá tomar acciones para mejorar su estrategia y los resultados de la empresa.

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